Müşterilere Yapılacak Elektronik Bildirimlere İlişkin Esaslar Hakkındaki Prosedür
1.AMAÇ VE KAPSAM
İşbu müşterilere yapılacak olan elektronik bildirimlere ilişkin esaslar hakkındaki prosedürün (“Prosedür”) amacı ve kapsamı; 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu (“Kanun”) ile III-35/B.1 Kripto Varlık Hizmet Sağlayıcıların Kuruluş ve Faaliyet Esasları Hakkında Tebliğ (“Faaliyet Esasları Tebliği”) ve III-35/B.2 Kripto Varlık Hizmet Sağlayıcıların Çalışma Usul ve Esasları ile Sermaye Yeterliliği Hakkında Tebliğ (“Çalışma Usulleri Tebliği”) başta olmak üzere ilgili sermaye piyasası mevzuatı uyarınca, OKX TR kripto varlık alım satım platformunun (“Platform”) müşterilerine, Platform’un sunduğu hizmetler hususunda, kripto varlık alım satım, ilk satış ya da dağıtım, takas, transfer gibi işlemler için düzenlenen müşteri emirleri konusunda ve ilgili sermaye piyasası mevzuatında belirtilen sair konularda müşterilere elektronik ortamdan gönderilmesi zorunlu olan bildirimlere, bu bildirimlerin içeriğine ve bu bildirimlerin gönderilmesine ilişkin usullere ve esaslara dair düzenlenmeler oluşturulması ve bu doğrultuda gerekli kuralların koyulmasıdır.
Faaliyet Esasları Tebliği ve Çalışma Usulleri Tebliği’nin çeşitli maddeleri ilerleyen tarihlerde yürürlüğe girecektir ve bu Prosedür’deki yükümlülükler ilgili mevzuat hükümleri yürürlüğe girdiği tarihten sonra uygulanır.
2.ELEKTRONİK BİLDİRİMLERİN YAPILACAĞI İLETİŞİM KANALLARI VE MÜŞTERİ BİLGİLERİ
Müşterilere yapılacak elektronik bildirimler; işbu Prosedür’de belirtilen esas ve sürelere uygun bir şekilde, müşterinin Platform’a kayıt sırasında beyan ettiği elektronik posta adresine ya da Platform’un
üzerinden erişilen internet sitesinde yapılacaktır.Müşteri tarafından bildirilen ve Platform’daki hesabına erişebilmek için kullanılan e-posta adresinin ve cep telefonu numarasının geçerliliği ve güncelliği, ilgili müşterinin sorumluluğundadır.İnternet sitesinde elektronik erişimin teknik nedenlerle sağlanamaması durumunda; bilgilendirmeler ve bildirimler, müşterinin kayıtlı e-posta adresi veya telefon numarası gibi, geçici olarak alternatif yollarla yapılabilir.
3.MÜŞTERİ EMİRLERİNE VE MÜŞTERİ HESAP DURUMUNA İLİŞKİN ELEKTRONİK BİLDİRİMLER VE TAKİPLER
3.1.Emirlerin Elektronik Ortamdan Takibi
Platform’un internet sitesinin ilgili bölümü aracılığıyla; ilgili müşterinin, kripto varlık alım satım, ilk satış ya da dağıtım, takas, transfer gibi işlemlere ilişkin kabul edilen emirleri hususunda:
Müşteri emirlerine ait konu, fiyat, tutar, miktar ve tarih gibi bilgiler ve ilgili emirlerin kabulüne ilişkin teyitler görüntülenebilir, ve
İlgili emirlerin eşleşme durumu anlık olarak detaylı bir şekilde takip edilebilir.
Söz konusu bu bilgilere, Platform müşterileri; kayıtlı e-posta adresleri ya da telefon numaraları ve kullandıkları şifrelerini Platform’un yukarıda belirtilen internet adresinin ilgili yerine girerek erişebilirler.
3.2.Müşteri Hesap Ekstrelerinin Elektronik Ortamdan Görüntülenmesi
Platform müşterileri; internet sitesinin ilgili bölümünden hesap ekstrelerini görüntüleyebilirler.
4.MEVZUAT UYARINCA YAPILMASI GEREKEN ZORUNLU BİLDİRİMLER VE PLATFORM’UN İNİSİYATİFİYLE YAPILAN BİLDİRİMLER
4.1.Elektronik Beyan Alınan Formlara ve Açıklamalara İlişkin Müşteri Erişimi
Faaliyet Esasları Tebliği’nin 21/1’inci maddesi uyarınca, çerçeve sözleşmenin imzalanması sırasında müşteri tarafından elektronik bir biçimde onaylanan genel risk bildirim formu; Platform’un internet sitesinin ilgili bölümünde, elektronik bir biçimde Platform’un müşterileri tarafından görüntülenebilecektir.
Faaliyet Esasları Tebliği’nin 21/2’nci maddesi uyarınca; (i) Platform nezdinde gerçekleşen işlemlere ilişkin uygulanan her türlü komisyon, ücret ve vergi tutar veya oranlarına, (ii) piyasa yapıcı ve likidite sağlayıcı hakkındaki bilgilere, (iii) müşterilere ait kripto varlıkların ve nakdin nerede saklandığına ve (iv) müşteri işlemlerinin Platform tarafından karşı taraf olarak karşılanıp karşılanmadığı ve karşılanması halinde buna ilişkin bildirimin nasıl yapılacağına dair açıklamaları içeren ve müşteri tarafından elektronik bir biçimde onaylanan belge de Platform’un internet sitesinin ilgili bölümünde, Platform’un müşterileri tarafından görüntülenebilecektir.
Ayrıca, Platform’un internet sitesinin ilgili kısmından müşterinin talep etmesi halinde; ilgili belgelerin bir örneği de müşterinin kayıtlı elektronik posta adresine gönderilebilecektir.
4.2.Çerçeve Sözleşmenin Görüntülenmesi
Faaliyet Esasları Tebliği’nin 22/2’nci maddesi uyarınca, müşteri tarafından elektronik bir biçimde onaylanan ve akdedilen çerçeve sözleşmenin bir suretine; Platform’un internet sitesinin ilgili bölümünde Platform’un müşterileri tarafından erişilebilecektir.
Faaliyet Esasları Tebliği’nin 22/4’üncü maddesi uyarınca, elektronik ortamda akdedilen çerçeve sözleşmenin değiştirilmek ve revize edilmek istenmesi halinde; değiştirilmiş çerçeve sözleşme, kayıtlı e-posta adresleri ya da telefon numaraları ve kullandıkları şifrelerin girilmesi sonucunda müşteriler tarafından erişilen Platform’un internet sitesinin ilgili bölümünde, Platform müşterilerinin onayına sunulacaktır. İlgili değişikliklerin okunup anlaşıldığına dair onayın ilgili müşteri tarafından elektronik ortamda verilmesi halinde, değiştirilmiş çerçeve sözleşme yürürlüğe girecektir.
Çerçeve sözleşmelerde yapılan değişikliklerin ve revizyonlarının bir örneğine de Platform’un internet sitesinin yukarıda belirtilen bölümünde yer verilecektir.
Ayrıca, Platform’un internet sitesinin ilgili kısmından müşterinin talep etmesi halinde; ilgili çerçeve sözleşmenin ve sözleşmedeki değişikliklerin bir örneği de müşterinin kayıtlı elektronik posta adresine gönderilecektir.
4.3.Özel Hallere İlişkin Bildirimler
Aşağıda belirtilen hallerin birinin gerçekleşmesi durumunda, Çalışma Usulleri Tebliği’nin 19/1 maddesi uyarınca; müşterilerin kayıtlı telefon numaraları veya e-posta adresleri üzerinden Platform tarafından gerekli bildirimler yapılacaktır. Buna göre;
Platformlar tarafından müşteri işlemlerinin yapılmasını engelleyecek düzeydeki teknik sorunların gerçekleşmesi durumunda, bu teknik sorunlara ilişkin bilgiler;
Dağıtık defter ağının kendi yapısından kaynaklanan ve Platform tarafından bilinen veya bilinmesi beklenen değişikliklerden birinin gerçekleşmesi durumunda, bu değişiklikler ve bu değişikliklerin piyasaya potansiyel etkisine dair açıklamalar;
Platform’dan kaynaklanan kripto varlık kaybı meydana gelmesi halinde, bu kayıpların giderilmesine ilişkin uygulama adımları
hususunda Platform müşterilerine elektronik yöntemlerle bildirimler yapılacaktır ve ilgili konularda zamanında hareket edilerek şeffaf bir iletişimin sağlanması hedeflenecektir.
4.4.Kripto Varlık Piyasalarına İlişkin Genel Tavsiye ve Finansal Bilgileri Hususundaki Bildirimler
Çalışma Usulleri Tebliği’nin 50/3’üncü maddesi uyarınca; ilgili sermaye piyasası mevzuatına uygun bir şekilde, Platform tarafından hazırlanan ve çeşitli kripto varlık piyasalarına ilişkin olan genel tavsiye ve finansal bilgilere erişim, Platform’un internet sitesinde yayınlanarak veya müşterilerin kayıtlı elektronik posta adreslerine ileti gönderilmesi suretiyle, Platform müşterilerine sağlanacaktır.
4.5.Müşterilere Ait Kripto Varlıklar Hususunda Yaptırılan Sigortaya İlişkin Bildirim
Faaliyet Esasları Tebliği’nin 16/1’inci ve 16/3’üncü maddeleri uyarınca, Platform ve Saklamacı Kuruluş nezdinde saklanan müşterilere ait kripto varlıklar hususunda yaptırılan sigortaya ilişkin; sigorta poliçesinin konusu, süresi, bedeli ve var olan özel şartları gibi bilgileri içeren açıklamalar, Platform’un internet sitesinde hiçbir tereddüte yol açmayacak şekilde, tam ve doğru olarak Platform müşterilerine sağlanır.
4.6.Nakit Bakiyelerin Kullanımı Hususunda Belirlenen Alt Limite Dair Bildirim
Çalışma Usulleri Tebliği’nin 51/8’inci maddesi uyarınca; çerçeve sözleşmede açıkça belirtilerek konulan, Platform adına ilgili bankalar (“Banka”) nezdinde kayıtlı olan müşteri hesaplarındaki nakit varlıkların kullanımında belirtilen alt limite ilişkin yapılacak değişiklikler, Platform müşterilerine çeşitli elektronik yöntemlerden biriyle (kayıtlı telefon numarasıyla arama, SMS, kayıtlı elektronik posta adresine ileti, vb.) bildirilecektir.
4.7.Platform’un İnternet Sitesinde Duyurulacak Açıklama, Belge, Politika ve Prosedürler
Faaliyet Esasları Tebliği’nin 24/1’inci maddesi uyarınca; Şirket’in asgari olarak, ticaret sicil bilgileri, güncel ortaklık ve yönetim yapısı, kurumsal telefon numarası, kurumsal adres bilgisi, kurumsal elektronik posta adresi ve faaliyet raporları şeklindeki hususlarını içeren tanıtıcı bilgilerine ve yetkili oldukları hizmetlere ilişkin açıklamalara, tüm şeffaflık ve açıklıkla Platform’un internet sitesinde yer verilir.
Buna ek olarak, Faaliyet Esasları Tebliği’nin 24/2’nci maddesi başta olmak üzere, ilgili sermaye piyasası mevzuatı uyarınca; müşterilere bildirilmesi gereken politika, prosedür ve açıklamalara, müşterilerin kolayca erişebileceği şekilde Platform’un internet sitesinde yer verilir. Söz konusu belgeler, asgari olarak şunlardır ya da şu hususları içermektedir:
Platform’da güncel olarak listelenen kripto varlıklar ve son altı ayda yayımlanmış olan kripto varlık listeleri,
Genel risk bildirim formu,
Platform’un listelediği kripto varlıklarda Platform’a çift taraflı fiyat kotasyonu veren veya likidite sağlayıcı olarak anlaştığı kurum veya kuruluşlara, bu kuruluşlarla doğrudan veya dolaylı olarak pay sahipliği ilişkisinin bulunup bulunmadığına ilişkin açıklamalar,
Alınan kişisel verilerin saklama ve kullanım koşullarına ilişkin prosedür,
Nakit ve kripto varlık transfer politikaları,
Emir gerçekleştirme politikaları,
İşbu Prosedür,
Olası risklere karşı hazırlanan beklenmedik durum planlarına uygun olarak müşterilerin acil ve beklenmedik durumlarda kullanabilecekleri iletişim bilgileri ile müşterilerin risklerini azaltacak asgari tedbirler,
İnternet sitesinin işbu bölümde verilen bilgilerin genel nitelikte olduğuna ve müşterilerin alım satım kararlarını destekleyebilecek yeterli bilginin işbu bölümde olmayabileceğine ilişkin bir açıklama,
Piyasa fiyatlarında ani ve beklenmedik dalgalanmalara yol açabilecek; ekonomik, siyasi, teknolojik veya sistemik olaylar ile piyasada likidite eksikliğinin meydana gelmesi, ticaretin durdurulması, Platform’un işleyişini etkileyen teknik arızalar, siber saldırılar veya doğal afetler gibi olağan dışı durumların oluşması halinde, bunlara ilişkin açıklamalar ile bu kapsamda alınan önlem ve tedbirler,
Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketi (“MKK”) E-yatırımcı uygulamasından müşterilerin MKK sistemine bildirilmiş varlıklarına ait kayıtları karşılaştırabilecekleri bilgisi,
Listeleme prosedürü,
Çıkar çatışması politikası,
Yurt dışı kuruluşuyla Platform’un işlem ortamına emir girebilmesi hususunda anlaşma sağlanması halinde, söz konusu bu hizmetin hangi kripto varlıkları kapsadığına ilişkin bilgi,
Kurtarma planlarının nasıl uygulanacağı hususunda bilgi ve bunlara ilişkin iş akış prosedürleri.
4.8.Platform’un İnternet Sitesinde Duyurulan Açıklama, Belge, Politika ve Prosedür Değişikliklerine İlişkin Bildirimler
Platform’un internet sitesinin ilgili kısmında yayımlanacak olan (yukarıda belirtilenler de dahil olmak üzere) politika, iş akış prosedürleri, açıklamalar ve belgeler; güncel, tam, eksiksiz ve doğru bir şekilde Platform müşterilerinin erişimine sağlanacaktır. İlgili politika, prosedür ve belgelerde yapılan değişiklikler; müşterilere çeşitli elektronik yöntemlerle (internet sitesinde yayımlanacak olan duyuru, müşterilerin kayıtlı elektronik posta adreslerine gönderilecek ileti, kayıtlı cep telefonu numarasına SMS vb.) bildirilecektir.
4.9.Platform Tarafından Listelenen Kripto Varlığın Listeden Çıkarılmasına İlişkin Bildirimler
Platform’da listelenen kripto varlıklara ilişkin hazırlanan listeden herhangi bir kripto varlığın çıkarılmasının planlanması halinde, Çalışma Usulleri Tebliği’nin 23/1’inci maddesi uyarınca ilgili listeden çıkarma işlemi; en az yedi gün önceden Platform müşterilerine, kayıtlı iletişim adreslerine elektronik yöntemlerle (telefonu numarasına SMS veya elektronik posta adresine ileti şeklinde) bildirilecektir.
Ancak, Çalışma Usulleri Tebliği’nin 23/2’inci maddesi uyarınca, küresel çapta hareket eden herhangi bir kripto varlık alım satım platformu tarafından ilgili kripto varlığın listelenmesinin durdurulmuş olması halinde, ilgili listeden çıkarma işlemine ilişkin elektronik bildirim; 1 gün önceden yapılacaktır.
Ayrıca, Çalışma Usulleri Tebliği’nin 23/2’nci ve 23/3’üncü maddeleri uyarınca, aşağıda bentler halinde belirtilen hallerden birinin gerçekleşmesi halinde; ilgili listeden çıkarma işlemi, 7 gün önceden Platform müşterilerine herhangi bir bilgilendirme yapılmaksızın derhal gerçekleştirilir ve a ile b bentlerindeki hallerden birinin gerçekleşmesi halinde, listeden çıkarılan kripto varlığa yönelik alım, satım ve transfer işlemlerinin tamamı hemen durdurulur:
İlgili kripto varlığın; bir kripto varlığın listelenebilmesi için ilgili sermaye piyasası mevzuatı uyarınca belirlenen esaslara uygun olmadığının Platform tarafından sonradan tespit edilmesi veya Platform’a bu hususta kamu otoriteleri veya adli yargı makamlarından talep gelmesi,
İlgili kripto varlığın veya ilişkili dağıtık defter ağının sistemlerinin güvenilirliği hususunda, Platform nezdinde makul bir şüphenin oluşması,
İlgili listeden çıkarma işleminin global kripto varlık piyasalarında gerçekleşen olağanüstü durumlar nedeniyle yapılacak olması.
4.10.Hesap Ekstresine İlişkin Bildirim
Aylık periyotlarla düzenlenen ve ilgili aylık döneme dair müşterinin gerçekleştirdiği tüm işlemlere ve müşterinin varlıklarına dair gerçekleşen akışlar hususunda bilgiler içeren hesap ekstresi; Faaliyet Esasları Tebliği’nin 39/4’üncü maddesi uyarınca, aylık dönemler şeklinde düzenlenir ve ilgili aylık dönemin bitiminden itibaren 5 iş günü içerisinde Platform internet sitesi üzerinden ilgili müşterinin erişimine açılır.
İlgili hesap ekstresi, asgari olarak, aşağıdaki hususları açık ve anlaşılır bir biçimde içermektedir:
Alınan, satılan veya transfer edilen tüm kripto varlıkların adları, alım, satım ya da transfer tarihleri, zamanları, fiyatları ve miktarları,
Müşterinin Platform ve Saklamacı Kuruluş nezdinde tutulan kripto varlıklarına ve Banka’da tutulan nakitlerine ilişkin tüm hareketler,
Müşteri hesabına tahakkuk ettirilen her türlü komisyon, ücret ve vergiler.
Müşterinin Platform’un internet sitesinin ilgili kısmından talep etmesi halinde, hesap ekstreleri; her aylık dönemin bitiminden itibaren beş iş günü içerisinde, aylık periyotlarla düzenlenerek müşterinin beyan ettiği kayıtlı e-posta adresine gönderilebilecektir.
4.11.İşlem Sonuç Formuna İlişkin Bildirim
Faaliyet Esasları Tebliği’nin 39/3’üncü maddesi uyarınca; Platform müşterisinin işlem ortamında kripto varlık alımı, satımı ya da transferi şeklinde herhangi bir işlem gerçekleştirmesi halinde, ilgili işleme dair işlem sonuç formu, en geç işlemin gerçekleştiği günün sonuna kadar ilgili müşterinin kayıtlı e-posta adresine gönderilir. Asgari olarak, müteselsil numaralı olarak düzenlenen işlem sonuç formu; şu hususları, açık ve anlaşılır bir biçimde içermektedir: (i) işlemin konusu olan ve alınan ve satılan kripto varlıkların; cinsi, miktarı ve fiyatına dair bilgiler, (ii) işlem bazında müşteriye tahakkuk ettirilen komisyon ve vergi gibi gider karşılıklarına dair bilgiler.
4.12.Reklam ve Pazarlamalara İlişkin Bildirim
Şirket; Platform’un hizmetlerini tanıtmak amacını taşıyan reklam ve pazarlama çalışmalarına ya da resmi ve özel günlere, bayramlara ilişkin kutlama ve temenniye dair müşterilerine ve potansiyel müşterilerine göndereceği elektronik iletiler öncesinde; “Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik”in 5’inci maddesi uyarınca, söz konusu hususlarda elektronik ileti gönderilmesine ilişkin olarak, SMS üzerinden veya ticari elektronik ileti yönetim sistemi (“İYS”) aracılığıyla ilgililerden gerekli onayı alacaktır.
4.13.“Sıkça Sorulan Sorular”a Erişim
Platform üzerinden gerçekleştirilen kripto varlık alım, satım ve transfer işlemlerinin nasıl yapılacağı, cüzdan teknolojisine ilişkin teknik detaylar ve kimlik doğrulama sürecinin nasıl yürütüleceği gibi Platform müşterilerinin en çok sıkıntı yaşadığı ya da en fazla merak duyduğu konuların cevaplandığı “Sıkça Sorulan Sorular” kısmına, Platform’un
üzerinden erişilen internet sitesinin ana sayfası üzerinden ulaşılabilecektir.
5.ELEKTRONİK BİLDİRİMLERE İLİŞKİN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
Platform’un müşterilerine yukarıda belirtilen elektronik bildirimlerin yapılabilmesi için toplanması, kullanılması ve saklanması gerekli olan ve Platform’un müşterilerinin sahip olduğu kişisel veriler, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 4’üncü maddesi ve diğer hükümlerine uygun bir şekilde ve ilgili sermaye piyasası mevzuatında belirtilen hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla işlenecektir. KVKK’nin 5’inci maddesi uyarınca, ilgili kişisel verilerin işlenmesinin nedenleri; ilgili verilerin işlenmesinin “kanunlarda açıkça öngörülmesi”, “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” ve ilgili müşteriye ait “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması”dır.
6.ELEKTRONİK BİLDİRİMLERE İLİŞKİN KAYITLARIN SAKLANMASI
Faaliyet Esasları Tebliği’nin 40/4’üncü ve 40/6’ıncı maddeleri uyarınca; ilgili sermaye piyasası mevzuatı uyarınca zorunlu olarak yapılan ya da Platform’un kendi inisiyatifiyle gerçekleştirdiği, müşterilere kayıtlı elektronik posta adresi dahil sair yollarla yapılan elektronik bildirimlere ilişkin kayıtlar ve elektronik ortamda müşterilerin erişimine açılan bilgi ve belgeler ve bu verilerin yedekleri, 10 yıllık süre boyunca Şirket’in kendi sistemi nezdinde güvenli, bütünlüğü sağlanmış ve geri alınabilir şekilde saklanmaktadır.
Dönemsel olarak, saklanan bu kayıtların ve alınan bu veri yedeklerinin sağlıklı bir şekilde muhafaza edilip edilmedikleri; ilgili kayıt ve yedeklerin güvenliği ve sürekliliği açısından sistem testleri gerçekleştirilerek kontrol edilmektedir.